Onze HRM-coach krijgt regelmatig de vraag welke gegevens een werkgever mag vragen als een werknemer zich ziek meldt. De privacywet geeft een werkgever gelukkig wel de ruimte om de noodzakelijke informatie over zieke werknemers vast te leggen, zoals informatie om te laten beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen.
Voor zowel u als ondernemer als voor uw werknemers is het essentieel dat persoonsgegevens volgens de AVG wet verwerkt worden. De Autoriteit Persoonsgegevens helpt ons met het formuleren van een overzicht wat wel mag. We vatten dit kort samen.
Wat mag een werkgever registreren over een zieke werknemer:
- Telefoonnummer waarop werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoe lang de werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
- Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval. Maar u mag niet vragen of het verzuim werk gerelateerd is.
- Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid (de werkgever kan de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk verhalen op de veroorzaker van het ongeval).
- Of de werknemer onder een van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet.
Wat mogen collega’s weten?
Wat de werknemer over zijn ziekte wil delen, bepaalt hij zelf. Als ondernemer mag u de zieke werknemer wel vragen wat hij wil dat u aan de naaste collega’s vertelt. Maar de zieke werknemer mag zich op geen enkele manier onder druk gezet voelen om informatie over zijn ziekte te delen met de werkgever en zijn collega’s.
Mail lezen van zieke werknemers
Als werkgever mag u de zakelijke mail van de zieke werknemer checken als dat nodig is. Maar als blijkt uit de titel van een mailtje dat het persoonlijk is mag u dat bericht niet lezen, ook al staat het in de zakelijke mailbox. Als de zieke werknemer een volledige overdracht kan geven van alle lopende werkzaamheden, moet de werkgever daarvoor kiezen in plaats van het checken van de werkmail.
De rol van de arbodienst
De arbodienst/bedrijfsarts mag zonder toestemming van de werknemer de volgende informatie aan de werkgever verstrekken:
- Dat de werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is.
- Hoe lang de afwezigheid ongeveer gaat duren.
- Wat de belastbaarheid van de medewerker is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat.
- Welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
Op andere (verdergaande) medische gegevens heeft de werkgever geen recht. Als een werknemer bijvoorbeeld epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie, mag de arbodienst/bedrijfsarts met nadrukkelijke toestemming van de werknemer deze medische situatie delen. De werknemer mag natuurlijk wel uit zichzelf de werkgever informeren, maar dit is niet verplicht. De werkgever mag er niet om vragen.
Het controleren van een zieke werknemer mag een ondernemer niet zelf doen, maar hiervoor mag wel een arbodienst gevraagd worden.
Meer weten over dit onderwerp? Lees verder op Autoriteit Persoonsgegevens.
Ondertussen staan wij voor u klaar met een doel voor ogen. Scoor met ons praktisch advies!
